Quando e como uma empresa deve elaborar uma política de viagens - Abr/03

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Na última década, o segmento de viagens comerciais experimentou um acréscimo significativo, tanto no número de empresas que passaram a realizar viagens corporativas, quanto no número de representantes que essas empresas enviaram em cada viagem. Atualmente, no setor, notou-se uma queda no número de viagens realizadas, o que é facilmente explicável pelas crises que afetaram o setor de viagens, em especial, e o mundo, em geral, - crise cambial e argentina, além dos inaceitáveis episódios de violência e terror vividos desde 11 de setembro último pelos E.U.A. e a reação deste país contra o Afeganistão - e pela sazonalidade do período (férias de fim de ano).

Ainda assim nota-se no setor de viagens corporativas que muitas empresas já enxergam que viajar é uma necessidade intrínseca à atividade empresarial para companhias que visem ganhar novos mercados.

Viagens acontecem para o estabelecimento de parcerias com outras empresas, fechamento de novos negócios com clientes e fornecedores, para participar de reuniões na matriz ou filiais ou simplesmente para estar presente em feiras e eventos. Enfim, são inúmeras as atividades que fazem parte do cotidiano das viagens de negócios dos executivos.

Com isso, há cada vez mais empresas desenvolvendo ou sentindo a necessidade de implantar uma política formal de viagens. Por uma razão bem simples: redução de custos, aquisição adequada de serviços e disposição de recursos. Isso vem sendo muito notado pelas agências associadas ao Favecc (Fórum das Agências de Viagens Especializadas em Contas Comerciais), junto ao seus clientes, além de ser um ponto bastante abordado pelos maiores consumidores de pacotes comerciais de viagens nas reuniões da entidade as quais são convidados.

Uma viagem de negócios mal planejada pode se tornar a única, inviabilizando negócios presentes ou futuros. Estar mal hospedado ou levar um cliente para almoçar em locais inadequados para fechamento de um bom contrato podem significar o fim de um relacionamento no mundo dos negócios.

Ou, muitas vezes, acontece o oposto. A viagem foi extremamente dispendiosa e a empresa passa a considerar qualquer viagem como inviável e secundária. Como conseqüência, perde-se excelentes oportunidades de se participar em feiras e eventos técnicos, situações propícias para ampliar a rede de relacionamento e fechar de bons negócios.

É prioritário ter uma boa política de viagens para não passar por esses inconvenientes. Hoje, um número cada vez maior de executivos dos Estados Unidos e da Europa buscam uma política formal de viagens para suas empresas, onde já na última década cerca de 64% das empresas possuíam uma política do gênero. No Brasil, cerca de 37% das pequenas empresas, 53% das médias e 67% das grandes empresas já possuem uma política formal de viagens. No momento da elaboração dessa política de viagens contaram com o auxílio de uma agência especializada em contas comerciais.

As despesas de viagens de uma empresa podem ser distribuídas da seguinte maneira: 43% com passagens aéreas, 25% com hospedagem, 15% refeições da viagem, 11% refeições de representação, 4% aluguel de veículos e 2% outros gastos. Uma boa política de viagens deve levar em conta tudo isso.

De uma maneira geral, os critérios a serem considerados devem atentar para alguns itens. Um deles diz respeito à Distribuição de Custos. Aqui deve-se considerar os gastos com passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos, refeições ou representações e outras despesas como táxis, estacionamentos, lavanderias, telefonemas, gorjetas etc.

No caso das passagens aéreas, com a entrada de novas companhias aéreas no mercado, a crise cambial no Brasil, além de todo o trauma causado no setor após o fatídico 11 de setembro, há no mercado preços e serviços bastante variados. Isso permite às empresas estabelecerem políticas de viagens determinadas por teto para gastos com passagens, classes de vôos (econômicas, executivas ou primeira classe), únicas ou diferenciadas por cargos hierárquicos, vôos noturnos ou diurnos e vôos com ou sem escalas.

No caso de hotéis e locação de automóveis, o planejamento também funciona de maneira similar. Em quais hotéis hospedar os viajantes, que modelo de carro alugar? Que parâmetro deve-se usar - apenas preço, localização ou por grau de hierarquia dentro empresa? Tudo isso deve ser pensado na elaboração.

Os Procedimentos geralmente são um ponto crítico no processo de controle do gerenciamento dessas empresas. Deve-se especificar todos os procedimentos para a solicitação dos serviços à agência contratada, além dos formulários e aprovações necessárias para cada requisição de serviços.

Outro ponto que deve merecer atenção das empresas na hora de estabelecer uma política de viagens são os Sistemas de Pagamentos. Questões como utilização ou não de um cartão empresarial e por quem, utilização pela empresa de adiantamento de viagens, além do prazo e condições de pagamento aos fornecedores devem também estar muito bem claras e especificadas.

Finalmente, a política de viagens deve estar refletida em um bem detalhado Relatório Gerencial. O processo que a empresa escolher para contabilizar suas despesas de viagens e representação também irá impactar nos custos administrativos da empresa. Esse item deve incluir as despesas que devem ser relatadas, a freqüência na prestação de contas, formulários e instruções para o seu preenchimento, critérios de aprovação e reembolso e documentos comprobatórios necessários.

Ao adotar tais procedimentos e elaborar uma política formal de viagens - completa e eficiente -, a empresa poderá otimizar o controle de despesas nesse setor. A simplificação dos processos administrativos e operacionais e a melhoria na qualidade das viagens realizadas também são outros pontos positivos. Para tanto, deve-se levar em conta que a colaboração de uma agência de viagem especializada em contas comerciais é indispensável para adequar política de viagens às especificidades de cada empresa.

Autor:
Francisco Leme da Silva foi presidente do Favecc (Fórum das Agências de Viagens Especializadas em Contas Comerciais) e diretor presidente da Jet Stream Turismo.

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